conformément à l’article 13 RGPD
La protection des données nous tient à cœur. Nous informons ci-après nos partenaires commerciaux conformément aux consignes du règlement européen de base sur la protection des données (RGPD) et de la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG-nouv.) sur la manière dont nous collectons, sauvegardons et traitons vos données personnelles chez HIWIN, et quels sont vos droits. Nos partenaires commerciaux sont nos interlocuteurs chez les personnes intéressées, les clients, les partenaires de distribution, les fournisseurs et les partenaires généraux ; ils seront désignés par la suite par le terme « partenaires commerciaux ».
Ces remarques relatives à la protection des données pour tous les produits et services proposés sont valables pour toutes les entreprises affiliées à HIWIN (voir point 6). Sont exclus les services et les offres qui présentent leurs propres remarques relatives à la protection des données.
Cette déclaration sur la protection des données vient compléter notre déclaration générale existante sur la protection des données, dans laquelle vous trouvez des informations concrètes sur la manière dont nous traitons vos données personnelles dans le cadre de la visite du site Internet ou dans d'autres thèmes spécifiques.
1. Responsable et responsable de la protection des données
La société responsable (ci-après désignée par le terme « société ») du traitement de vos données personnelles est :
HIWIN GmbH
Brücklesbünd 1
D-77654 Offenburg
Téléphone : 0781 93278 0
E-Mail : info@hiwin.de
Notre responsable de la protection des données est joignable par courrier postal ou par e-mail sous :
Christoph Boser
E-mail : datenschutz@hiwin.de
Tel: 0781 932 78 0
2. Pourquoi traitons-nous vos données ?
Dans le cadre de la collaboration avec des partenaires commerciaux, HIWIN traite des données personnelles aux fins suivantes :
• Création ou réalisation d’une relation contractuelle ou réalisation de mesures pré-contractuelles ;
• Communication avec des partenaires commerciaux sur des produits, des services ou des projets, par exemple pour traiter des demandes ou des commandes du partenaire commercial ;
• Planification, réalisation et gestion de la relation commerciale (contractuelle) entre HIWIN et le partenaire commercial, par exemple pour traiter la commande de produits et de services, recouvrer des paiements, à des fins de comptabilité, de facturation et de recouvrement de créances, et pour effectuer des livraisons, des activités de maintenance ou des réparations ;
• Maintien et protection de la sécurité de nos produits et services ainsi que de nos pages web ;
• Respect des exigences légales (par exemple obligations de conservation prévues par les dispositions du droit fiscal et du droit commercial), des obligations concernant la réalisation de Compliance Screenings (pour prévenir la criminalité économique ou le blanchiment d’argent) ainsi que pour le respect des directives HIWIN et des standards industriels ;
• Prévention et couverture des risques de sécurité, des procédures frauduleuses ou d’autres actions criminelles ou réalisées avec l’intention de nuire ;
• Règlement à l’amiable de litiges, application des contrats existants et pour la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice.
3. Sur quelle base juridique traitons-nous vos données ?
Nous traitons vos données dans le cadre des dispositions du règlement général européen sur la protection des données (RGPD) et de la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG-nouv.). Si cela est nécessaire pour l'établissement, l’exécution, la réalisation d’un contrat ainsi que pour la réalisation de mesures pré-contractuelles, un traitement selon l’article 6 par. 1 point b RGPD est légal.
Si vous nous accordez expressément le droit de traiter vos données personnelles dans un but précis (par exemple transmission à des tiers, évaluation à des fins de marketing ou de communication publicitaire), la légalité de ce traitement est basée sur votre consentement selon l’article 6 paragraphe 1 point a RGPD. Toute autorisation accordée peut être révoquée à tout moment, avec effet pour l’avenir.
Si cela est nécessaire et légal, nous traitons vos données au-delà des fins contractuelles afin de remplir des obligations contractuelles conformément à l’article 6 par. 1 point c RGPD. De plus, un traitement en vue de la sauvegarde des intérêts légitimes le cas échéant a lieu de notre part ou de la part de tiers conformément à l’article 6 par. 1 point f RGPD. Le cas échéant, nous vous informerons spécialement en indiquant l’intérêt légitime, si cela est prévu par la loi.
4. Quelles sont les informations et les données personnelles que nous traitons :
Aux fins mentionnées précédemment, HIWIN traite les catégories suivantes de données personnelles, le cas échéant :
• Les informations de contact, comme le nom et prénom, l’adresse commerciale, le numéro de téléphone professionnel, le numéro de téléphone portable professionnel, le numéro de fax professionnel et l’adresse e-mail professionnelle ;
• Les données de paiement, comme les renseignements nécessaires pour le traitement des paiements ou la prévention des fraudes, lors des paiements par carte de crédit, les informations de la carte ainsi que le numéro de contrôle de la carte ;
• Les informations dont le traitement est nécessaire dans le cadre d’un projet ou de l’établissement du contrat, de l’exécution et de la réalisation du contrat avec HIWIN ;
• D’autres informations, qui nous sont indiquées volontairement par nos interlocuteurs, comme les autres participants aux projets, les interlocuteurs internes et externes ou les souhaits d’exécution particuliers
• Les produits ou les services achetés au préalable, ainsi que leur historique
• Les informations provenant de sources accessibles au public, des bases de données d’informations ou d’organismes de crédit ;
• Si nécessaire, dans le cadre des Compliance Screenings : Informations sur les procédures judiciaires pertinentes et autres litiges, dans lesquels les partenaires commerciaux sont impliqués.
5. Qui reçoit vos données ?
Au sein de notre entreprise, nous ne donnons vos données personnelles qu’aux secteurs et personnes qui en ont besoin pour le respect des obligations légales et contractuelles ou aux secteurs et personnes en vue de la mise en œuvre lors du traitement dans le cadre de notre intérêt légitime, selon l’article 6 paragraphe 1 point f RGPD.
Lors du traitement de vos données personnelles, nous faisons également appel à des prestataires de services ; par exemple lors de la maintenance et de l’entretien de nos programmes logiciels et de l’infrastructure IT ou lors de la défense contre la cybercriminalité. Vos données personnelles sont alors transmises en notre nom aux tiers correspondants et traitées par ceux-ci. Cela se produit en fonction des instructions sur la base des contrats de traitement des tâches selon l’article 28 RGPD. Nous garantissons que le traitement des données personnelles est réalisé conformément aux dispositions du RGPD et que vos données sont protégées et traitées conformément aux dispositions de protection des données en vigueur. Les catégories de destinataires sont par exemple les entreprises qui nous assistent dans les secteurs suivants : Prestations IT, protection contre la cybercriminalité, sauvegarde des données et appariement des données, marketing, étude de marché, traitement des procédures de paiement, lors de la mise à disposition des produits et des services, marketing en ligne, réalisation de salons et d’événements, logistique d’expédition ainsi que le respect des consignes de Compliance et des dispositions légales (par exemple comparaison avec les listes anti-terroristes lors des exportations). En ce qui concerne les données personnelles, nous ne communiquons que le minimum, c’est-à-dire les données dont ont besoin nos prestataires pour fournir leurs services.
Dans certains cas, nous transmettons également vos données personnelles à des partenaires contractuels qui proposent nos produits en tant que distributeurs ou commerçants et nous représentent au plan international. Lorsque nous recevons une demande et que nous enregistrons au cours d’un salon par exemple un contact avec une demande d’informations supplémentaires, à assigner du point de vue géographique, thématique ou du contenu à un partenaire commercial, nous transmettons les données personnelles à ce partenaire en vue du traitement. Dans ce cas c’est notre partenaire qui se mettra en contact avec vous. Lorsque nous partageons des données personnelles avec d’autres partenaires commerciaux, nous exigeons de leur part qu’ils protègent et traitent vos données conformément aux dispositions en vigueur sur la protection des données. Le traitement des données et la transmission sont réalisés sur la base de l’article 6 para. 1 point f RGPD. Les intérêts légitimes résident dans une structure de distribution efficiente et proche des clients et un suivi optimal des clients pour nos produits et prestations. Si vous ne souhaitez pas cette transmission, vous pouvez nous en informer à tout moment et révoquer votre consentement. Dans ce cas, il se peut que nous ne puissions pas exécuter votre demande ou votre commande.
Une transmission des données au destinataire hors de l'entreprise ou des entreprises affiliées n’a sinon lieu que dans la mesure où cela est autorisé ou demandé par des dispositions légales ou si la transmission est nécessaire pour le déroulement et donc l’exécution du contrat. Cela concerne également les mesures pré-contractuelles conformes à vos souhaits et nécessitant une transmission à des tiers pour la réalisation.
Une transmission est également possible sur la base d’un consentement explicite ou si nous sommes habilités à délivrer un renseignement. Les destinataires des données personnelles peuvent également être des institutions et des organismes publics lors de l'existence d’une obligation légale ou officielle (par exemple police, ministère public, autorités de surveillance, administration fiscale).
Une transmission de vos données à des tiers sans consentement explicite, par exemple à des fins publicitaires, est exclue.
6. Transmission des données personnelles aux entreprises affiliées
Le cas échéant, HIWIN communique des données personnelles aux fins mentionnées préalablement aux autres filiales HIWIN ou aux entreprises affiliées à HIWIN (« groupe HIWIN » par la suite), mais uniquement si cela est nécessaire pour satisfaire les autres fins indiquées plus haut (voir également points 2, 3 et 5).
Nous ne communiquons que les données personnelles minimales nécessaires avec d’autres entreprises du groupe HIWIN, par exemple pour mettre à disposition les produits et services demandés, pour gérer et améliorer nos produits, nos prestations et le service quotidien. Les entreprises du groupe HIWIN peuvent être en dehors de l’UE et de l’espace économique EEE (pays tiers) et avoir une réglementation légale en matière de protection des données moins sévère que l’UE. Des données personnelles ne sont transmises à des destinataires du groupe HIWIN dans des pays tiers que si ces derniers ont conclu avec nous des clauses contractuelles standard UE ou ont mis en place des Binding Corporate Rules au niveau de protection des données UE ou, dans le cas des destinataires dont le siège se trouve aux USA, sont certifiés selon EU/US Privacy Shield.
Pour de plus amples informations, adressez-vous au contact indiqué au point 1.
La base du traitement des données est l’article 6 paragraphe 1 point b RGPD, qui légitime le traitement des données pour la réalisation d’un contrat ou des mesures pré-contractuelles, ainsi que l’article 6 paragraphe 1 point f RGPD conformément aux autres intérêts légitimes indiqués plus haut (voir également points 2, 3 et 5).
7. Transmission des données dans un pays tiers
Une transmission dans un pays tiers n’est pas prévue
8. Combien de temps les données sont-elles enregistrées ?
Si nécessaire, nous traitons et enregistrons vos données personnelles pour la durée de notre relation commerciale ou pour la réalisation des fins contractuelles. Cela comprend notamment également la réalisation et le traitement d’un contrat. De plus, nous sommes soumis à différentes obligations de conservation et de documentation découlant notamment du code du commerce allemand et du code fiscal. Les délais qui y sont prescrits pour la conservation et la documentation sont de deux à dix ans, et peuvent aller jusqu’à trente ans dans certains cas.
Nous ne sauvegardons et n’utilisons vos données que pour une durée appropriée après la fin du contrat, afin de vous tenir au courant de nos prestations et de nos offres et vous faire parvenir des informations. Cela se fait sur la base de l’article 6 paragraphe 1 point f RGPD. Les dispositions légales obligatoires, en particulier les délais de conservation, ne sont pas remises en cause. Après ce délai, nous effaçons vos données personnelles. Si, après ce délai, des données sont nécessaires à des fins professionnelles légitimes analytiques, historiques ou autres, nous prenons des mesures appropriées pour anonymiser ces données.
9. Enfants
Notre offre s’adresse uniquement aux adultes. Les personnes de moins de 18 ans ne peuvent pas nous transmettre de données personnelles sans l’accord de leurs parents ou de leur tuteur légal.
10. Nécessité de mise à disposition des données personnelles
La mise à disposition de données personnelles pour l'établissement, l’exécution, la réalisation d’un contrat ainsi que pour la réalisation de mesures pré-contractuelles n’est en général prévue ni légalement ni contractuellement. Vous n’êtes donc pas tenu de fournir des renseignements personnels. Veuillez cependant noter qu’ils sont généralement nécessaires pour la décision portant sur une conclusion de contrat, le respect d’un contrat ou pour des mesures pré-contractuelles. Si vous ne nous fournissez pas de donnée personnelle, nous ne pouvons pas prendre de décision dans le cadre de mesures contractuelles le cas échéant. Nous conseillons de ne fournir que des données personnelles qui sont nécessaires pour la conclusion, la réalisation d’un contrat ou des mesures pré-contractuelles.
11. Prise de décision automatique
Pour la mise en place, l’exécution ou la réalisation de la relation commerciale, ainsi que pour des mesures pré-contractuelles, nous n’appliquons généralement aucune prise de décision entièrement automatique, conformément à l'article 22 RGPD. Si nous appliquons cette procédure dans des cas individuels, nous vous en informerons ou vous demanderons votre consentement.
12. Quels sont mes droits concernant mes données personnelles ?
Vous pouvez, sous les adresses indiquées au point 1, obtenir des renseignements sur les données enregistrées sur votre personne. De plus, vous pouvez exiger l’autorisation, et dans certains cas la suppression de vos données. Vous disposez de plus d’un droit à la limitation du traitement de vos données ainsi que d’un droit à la publication des données que vous avez mises à disposition dans un format structuré, usuel et lisible par machine.
Droit de contestation
Si nous traitons vos données pour la sauvegarde d’intérêts légitimes, vous pouvez vous opposer à ce traitement pour des raisons dues à votre situation particulière. Nous ne traitons alors plus vos données personnelles, sauf si nous pouvons prouver des raisons légitimes et impérieuses en faveur du traitement, qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou si le traitement permet la constatation, l'exercice ou la défense de droits légaux.
Si le traitement des données est réalisé sur la base de votre consentement, vous êtes habilité, selon l’article 7 RGPD, à révoquer à tout moment votre autorisation à utiliser vos données personnelles. Veuillez noter que la révocation n’est valable que pour l’avenir. Cela ne concerne pas les traitements réalisés avant la révocation. Veuillez noter également que, le cas échéant, nous conservons pendant un certain temps certaines données pour le respect des prescriptions légales.
Dans des cas individuels, nous traitons vos données personnelles pour de la publicité directe. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement à des fins publicitaires de ce type. Cela concerne également le profiling en lien avec cette publicité directe. Si vous vous opposez au traitement à des fins de publicité directe, nous n’utiliserons plus vos données personnelles à ces fins.
Vous avez la possibilité d’adresser une plainte à notre responsable de la protection des données ou aux autorités de surveillance en matière de protection des données.